Sponsorbeleid VV Spaubeek

Sponsoring binnen VV Spaubeek

Sponsoring is een belangrijke inkomstenbron voor VV Spaubeek (de Vereniging). In de loop der jaren is deze inkomstenbron steeds belangrijker geworden, aangezien sportverenigingen in het algemeen geconfronteerd worden met lastenverhogingen en inkomstenverlagingen.

Om het belang van een goed sponsorbeleid te benadrukken, heeft het Bestuur van de Vereniging een Sponsorcommissie (de Commissie) in het leven geroepen om de belangen van de Vereniging en haar sponsoren specifiek te behartigen.

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Commissie zijn door het Bestuur gedelegeerd, waardoor de Commissie autonoom kan werken.

De Commissie heeft daarmee de opdracht en stelt zich ten doel om de Vereniging via de werving van sponsoren te voorzien van extra inkomsten en/of middelen.

Op deze wijze gegenereerde inkomsten en/of middelen worden om niet ter beschikking van de Vereniging gesteld.

Het gebruik/de inzet van sponsorinkomsten en/of -middelen is een exclusieve verantwoordelijkheid van het Bestuur van de Vereniging.

DE SPONSORCOMMISSIE BESTAAT UIT:

Een voorzitter, een bestuurslid sponsorzaken en een aantal leden, welk aantal naar behoefte van de voorzitter wordt bepaald. Binnen de Commissie is een secretaris/penningmeester aangewezen die zorg draagt voor alle voorkomende secretariële en administratieve taken. Daarnaast is er een taakverdeling voor de afhandeling van werkzaamheden van de Commissie. De Commissie werkt nauw samen met het Bestuur en de overige direct bij de Vereniging betrokken personen. Alle leden van de Commissie zijn vrijwilligers die hun inspanningen t.b.v. de Commissie om niet verrichten.

HET WERKTERREIN VAN DE SPONSOR COMMISSIE BEHELST:

De uitvoering en realisatie van de in deze door het Bestuur geaccordeerde notitie beschreven taken.

COMMUNICATIE:

Het Bestuur van de Vereniging wordt door het bestuurslid sponsorzaken op de hoogte gehouden van de dagelijkse gang van zaken binnen de Commissie. Het bestuurslid sponsorzaken heeft daartoe zitting in zowel de Commissie als het Bestuur en draagt er uit hoofde van deze taken zorg voor dat hij zo vaak als mogelijk aanwezig is bij de bijeenkomsten van het Bestuur en de Commissie.

De Commissie informeert het Bestuur minimaal een maal per half jaar schriftelijk over de door de Commissie verrichte activiteiten en verschaft het Bestuur daarmee zoveel mogelijk inzicht in de voortgang t.o.v. de jaarlijkse sponsorbegroting.

Communicatie tussen de Commissie (mede uit naam van de Vereniging) en de sponsoren vindt plaats via persoonlijke gesprekken, brieven, sponsordagen, thema-avonden, overige sponsor bijeenkomsten en de website van de Vereniging

HET TAKENPAKKET VAN DE  SPONSOR COMMISSIE BESTAAT UIT:
Het bepalen en bewaken van het Sponsorbeleid

De Commissie:

  • Vormt binnen de Vereniging het centrale coördinatiepunt voor alle sponsorzaken. Ontvangt daarom via de overige geledingen binnen de Vereniging alle relevante informatie met betrekking tot deze sponsorzaken.
  • Voert de volledige sponsoradministratie voor de gehele Vereniging om, bij contacten met sponsoren, op elk moment op de hoogte te zijn van de volledige afspraken en inkomsten per sponsor.
  • Voorziet de penningmeester van de Vereniging van alle benodigde informatie met betrekking tot de inkomsten via sponsoring.
  • Voorziet alle overige geledingen binnen de Vereniging van relevante informatie aangaande sponsorzaken. Wil zoveel mogelijk (Spaubeekse) ondernemers als sponsor aan de Vereniging binden.
  • Bouwt samen met de sponsoren van de VV Spaubeek een relatie op waarbij er sprake is van een win-win situatie voor zowel de sponsoren als de Vereniging en/of de direct bij de Vereniging betrokken personen (leden, bestuursleden, commissieleden, leiders, begeleiders en verzorgers).
  • Hecht veel waarde aan duidelijke afspraken en legt daarom de met een potentiële sponsor gemaakte afspraken vast in een sponsorovereenkomst. In deze overeenkomst worden de wederzijdse afspraken duidelijk verwoord. Zodoende kunnen de sponsor en de Vereniging elkaar over en weer aanspreken als deze het gevoel hebben dat er iets niet helemaal volgens de afspraken verloopt. Dit doen wij om te voorkomen dat er in een later stadium problemen ontstaan.
  • Wil bij voorkeur langdurige sponsorcontracten  met een minimale duur van 3 jaar  overeenkomen. Adviseert het Bestuur en alle overige vertegenwoordigers van de Vereniging, die uit naam van de Vereniging handelen, de aanschaf van middelen t.b.v. de Vereniging via de hieronder vermelde voorkeursleveranciers en in de aangegeven volgorde te verwerven:
    1. Reeds bestaande sponsoren van de Vereniging;
    2. Overige Ondernemers in de gemeente Spaubeek;
    3. Potentiele sponsoren van de Vereniging;
    4. Overige ondernemers.

Wenst dat bovenvermelde voorkeursvolgorde in acht wordt genomen tenzij op grond van de inkoopcondities en/of inkoopvoorwaarden in redelijkheid en billijkheid niet verlangd kan worden dat de aan te schaffen goederen/diensten bij een van de bovenvermelde partijen ingekocht worden.

Opstellen van de jaarlijkse sponsorbegroting

De Commissie stelt jaarlijks een sponsorbegroting op waarin de te verwachten sponsorinkomsten beschreven en begroot worden. Bij deze jaarlijkse sponsorbegroting wordt rekening gehouden met de ontwikkelingen en trends die actueel zijn op het gebied van sponsoring. De Commissie tracht een zo nauwkeurig mogelijk beeld af te geven van de sponsorinkomsten die de Vereniging in dat betreffende jaar kan verwachten. De jaarlijkse sponsorbegroting is niet taakstellend. De Commissie zal haar uiterste best doen om de begroting zo goed als mogelijk te realiseren.

Ontwikkelen en beheren van de sponsorregelingen (sponsorpakketten)

De Commissie ontwikkelt verschillende sponsorregelingen en zorgt ervoor dat deze regelingen bij bestaande en potentiele sponsoren bekend zijn. De sponsorregelingen die de Vereniging biedt, zijn weloverwogen opgesteld. Hierbij is er naar gestreefd om potentiële sponsoren de mogelijkheid te bieden voor een keuze ‘op maat’.

Behoudens de ontwikkelde en vastgelegde sponsorregelingen bestaan er altijd mogelijkheden tot ‘echt maatwerk’. Aard en omvang van de sponsoring mogen daarbij geen enkele rol spelen mits deze eenduidig in de sponsorovereenkomst vastgelegd kunnen worden.

Beheren van de relatie met bestaande sponsors

De Commissie onderhoudt de contacten met bestaande sponsoren. Elke sponsor heeft naar behoefte een vaste contactpersoon binnen de Commissie, het Bestuur of binnen de overige geledingen van de Vereniging. Bestaande sponsoren worden idealiter periodiek door hun contactpersoon benaderd, zowel vrijblijvend als om de bestaande sponsorovereenkomst tijdig te verlengen en/of de toegevoegde waarde van de sponsoring voor de sponsor zelf, de Vereniging en/of personen die direct verbonden zijn aan de Vereniging te vergroten.

Werven van nieuwe sponsors

De Commissie houdt zich proactief bezig met het werven van nieuwe sponsoren. Dit om een eventuele teruggang in de omvang van de sponsoring te voorkomen en een mogelijke groei hierin te bewerkstelligen. De werving van nieuwe sponsoren wordt breed gedragen en uitgevoerd. De Commissie zal bij de werving van nieuwe sponsoren indien gewenst en mogelijk een beroep doen op de Bestuursleden en alle overige direct aan de Vereniging verbonden personen.

Opzetten en onderhouden van een extern netwerk

De Commissie ontwikkelt en onderhoudt een breed extern netwerk binnen en buiten de omgeving van de Vereniging. Dit netwerk moet het mogelijk maken om de doelstellingen, zoals geformuleerd in de jaarlijkse sponsorbegroting, te realiseren. De Commissie zal hiervoor gebruik maken van de bestaande contacten van de eigen commissieleden, het Bestuur en alle overige direct aan de Vereniging verbonden personen

Bewaken van de exclusiviteit voor de (hoofd)sponsors

De Commissie hanteert exclusiviteitsregels die ertoe moeten leiden dat bestaande sponsoren met respect behandeld worden en daarnaast zoveel mogelijk Spaubeekse ondernemers als sponsor aan de Vereniging verbonden worden.

De bestaande hoofdsponsor geniet volledige branche-exclusiviteit. Gedurende de looptijd van de sponsorovereenkomst van de hoofdsponsor worden geen sponsorovereenkomsten afgesloten met branchegenoten van de hoofdsponsor. Bij twijfel over de toepasselijkheid hiervan wordt in nauw overleg met en samen met de hoofdsponsor een besluit genomen.

Supersponsoren en sponsoren genieten in principe branche-exclusiviteit. De Vereniging behoudt zich het recht voor om, na nauw overleg met de betreffende sponsor, een sponsorovereenkomst aan te gaan met een branchegenoot van die sponsor. Dit laatste alleen als in redelijk en billijkheid niet van de Vereniging verlangt kan worden dat een potentiele nieuwe sponsor afgewezen wordt.

Overige sponsoren genieten geen branche exclusiviteit.

Ingeval van sponsoring door twee of meerdere branchegenoten worden onderlinge afspraken gemaakt over de wijze waarop eventuele aankopen door de Vereniging over deze sponsoren verdeeld worden. Deze afspraken worden bij voorkeur schriftelijk vastgelegd in de sponsorovereenkomsten van de betreffende sponsoren.

Ontwikkelen, vervaardigen en beheren sponsoruitingen

Om in zakelijk opzicht een goede partner te zijn, heeft de sponsorcommissie tal van middelen om de naamsbekendheid van haar sponsoren te vergroten. Een aantal commissieleden is, naast de overige vermelde taken, specifiek belast met het ontwikkelen, (laten) vervaardigen en beheren van al deze sponsoruitingen in en op het complex van de Vereniging.

De organisatie van sponsordagen en/of overige B2B activiteiten

Elke sponsor levert zijn gewaardeerde bijdrage aan de ontwikkeling van de Vereniging. De Vereniging moet haar sponsoren daarom koesteren. De Sponsor Commissie wil dit realiseren door o.a. sponsordagen, thema-avonden en andere bijeenkomsten voor de sponsoren te organiseren. Op deze wijze kunnen sponsoren op een vrijblijvende manier en onder het genot van een hapje en een drankje in contact komen met potentiële klanten en/of potentiele zakelijke partners.

UITDRAGEN VAN DIT BELEID:

De Commissie legt dit document ter instemming en accordering voor aan het Bestuur. Na accordering door het bestuur wordt dit document op de website van de Vereniging gepubliceerd. Het Sponsorbeleid van de Vereniging is daarmee vastgesteld. Een kopie van dit document wordt ter beschikking gesteld aan alle reeds bestaande sponsoren van de Vereniging en alle nieuwe potentiele sponsoren die benaderd worden voor het aangaan van nieuwe sponsorovereenkomst.

Categorieën

Archief